为了加强研究院会议室管理，确保会议室规范、有效地使用，更好地为对外接待、学术研讨、师生交流提供方便，特制定本管理规定。具体内容如下：
一、研究院会议室是专门用于召开会议、对外接待、学术研讨的场所，未经允许不得擅自使用，具体包括：学院行政公务活动、教职工党支部活动、学术报告、学术会议、学生开题与答辩、学生工作活动等。本管理办法所指的研究院会议室包括：S1007、S1008、S1118、S1119、S1121、S1122（其中S1118仅接受教师、部门预约）。
二、研究院会议室由综合办公室统一管理，负责管理预约登记与调度、设备维护等相关事宜。未经综合办公室允许，任何部门和个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。
三、研究院会议室实行提前预约制度。相关人员（师生、部门）使用会议室，需至少提前1个工作日线上预约，S1007、S1118会议室需提前2个工作日预约（链接：https://kdocs.cn/l/ceBGjWYEiKsR）。
S1008、S1119、S1121、S1122经预约登记后，可依预定时间自行使用。S1007、S1118经预约登记后，办公室人员对申请人赋门禁权限，若有需要可于会议召开前30分钟配合调试相关设备。
四、会议室使用中，使用人应爱护多媒体设备、桌椅等会议室设施，并自觉维护环境卫生。
会议室使用结束后，使用人应进行必要的检查，关闭会议室内空调、灯光及电器设备的电源，关好门窗，对会议室进行清扫和整理，并带走个人物品。
五、办公室工作人员下班前请检查各会议室电子设备是否完好、桌椅摆放是否恢复原状、室内卫生情况等。若有损坏会议室的贵重仪器及设备，相关责任人需进行赔偿；若环境较差，将对使用人停止借用会议室。
中国农业大学三亚研究院
2024年11月26日